För nämnderna gemensamma bestämmelser

Antaget av kommunfullmäktige den 26 november 2018, § 143, reviderat av kommunfullmäktige 20 april 2020, § 50. Reviderat avseende deltagande på distans av kommunfullmäktige 21 september 2020, § 96.

Reglementets tillämpningsområde

§ 1 Utöver vad som är föreskrivet i kommunallagen, övriga tillämpliga speciallagar samt i nämndspecifika reglementen gäller detta reglemente. För kommunstyrelsen gäller dock endast vad som är föreskrivet i reglemente för styrelsen. Om ett nämndreglemente eller särskilt kommunfullmäktigebeslut innehåller någon bestämmelse som avviker från detta reglemente gäller den bestämmelsen.

Uppdrag och verksamhet

§ 2 Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde följa vad som anges i lag eller annan författning. Den ska följa det fullmäktige – i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut – har bestämt att nämnden ska fullgöra, samt verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. Nämnds verksamhet ska bedrivas inom tilldelade ekonomiska resurser.

Organisation inom verksamhetsområdet

§ 3 Nämnden ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till av fullmäktige fastställda mål och styrning samt lagar och andra författningar för verksamheten. En nämnd ska se till att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och effektivt sätt.

Personalansvar

§ 4 Nämnden är anställningsmyndighet för personal vid dess förvaltning med undantag för förvaltningschef som anställs av kommunstyrelsen.

Respektive nämnd ansvarar inom sitt verksamhetsområde för hälsa-och arbetsmiljö och att arbetsmiljöuppgifter fördelas.

Nämnd ska inom sitt verksamhetsområde se till att:

- beslut tas om att ge ordförande rätt att fördela arbetsmiljöuppgifter till förvaltningschef
- förvaltningschefens roll och uppgifter i det systematiska hälsa – och arbetsmiljöarbetet klargörs genom skriftlig fördelning av arbetsmiljöuppgifter
- förvaltningschefen har befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens för att kunna driva ett systematiskt hälsa- och arbetsmiljöarbete

Nämnderna har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt respektive verksamhetsområde med undantag av frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare:

-med bindande verkan för kommunen genom kollektivavtal reglera frågor rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare,
-förhandla å kommunens vägnar enligt lagstiftning om förhandlingsrätt utom vad gäller 11–14 och 38 §§ lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet inom andra nämnders verksamhetsområden,
-avgöra frågor om tolkning och tillämpning av lag, avtal och andra bestämmelser rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare,
-besluta om stridsåtgärd,
-lämna uppdrag enligt 6 kap. 3 § lagen (2009:47) om vissa kommunala befogenheter.
-inom ramen för beviljade anslag inrätta och lönesätta befattningar inom kommunstyrelsens verksamhetsområde med beaktande av gällande delegation
-förflyttnings- och omplaceringsärenden från en nämnd till en annan
-utformning och prövning av tjänstbarhetsintyg
-lämna uppdrag som avses i den kommunala delegationslagen
-vara kommunens pensionsnämnd för såväl förtroendevalda som anställda.

Personalföreträdare

§ 5 I enlighet med kommunallagen får företrädare för de anställda utses särskilt för varje nämnd bland de anställda, i första hand bland de som är anställda inom nämndens verksamhetsområde. Högst tre företrädare och en ersättare för var och en får finnas för varje nämnd.

§ 6 Personalföreträdare har rätt att närvara vid nämnds behandling av ärenden som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess anställda. Nämnden får i enskilda fall besluta att personalföreträdarna får närvara även vid behandling av andra ärenden. Närvarorätten gäller inte vid revisorernas sammanträden, överförmyndarnämnder, valnämnd eller nämnders utskott.

§ 7 Personalföreträdarna har inte rätt att närvara vid handläggning av

-ärenden som avser myndighetsutövning mot någon enskild, såvida ärendet inte rör en obestämd krets av enskilda,
-förhandlingar med arbetstagarorganisation
-uppsägningar av kollektivavtal
- arbetskonflikter
-rättstvister mellan kommuner och en arbetstagarorganisation, eller
-ärenden som avser beställning eller upphandling av varor och tjänster.

§ 8 Personalföreträdarna har rätt att delta i nämndens överläggningar men inte i besluten.

§ 9 Med iakttagande av bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen är en nämnd skyldig att lämna personalföreträdarna de upplysningar som behövs för deras verksamhet.

Behandling av personuppgifter

§ 10 Nämnden är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker i dess verksamhet. Nämnden är också personuppgiftsansvarig för de typer av behandlingar som är gemensamma för hela kommunen, enligt vad som angivits i nämndens registerförteckning enligt artikel 30 i dataskyddsförordningen.

Nämnden ska utse dataskyddsombud.

Bemyndigande och allmänna uppgifter

§ 11 Nämnden har inom sitt verksamhetsområde rätt
1. att själv eller genom ombud föra kommunens talan i mål eller ärenden eller i annat fall när det följer av lag eller annan författning eller av beslut av kommunfullmäktige
2. att träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå förlikning och sluta annat avtal
3. att inom ramen för beviljade anslag inrätta och lönesätta befattningar med beaktande av utarbetade riktlinjer
4. att inom de riktlinjer kommunfullmäktige fastställt bestämma om nämndens förvaltningsorganisation
Punkt 2 och 4 i denna paragraf omfattas av nämndens rapporteringsskyldighet till kommunfullmäktige.

§ 12 Nämnd har inom sitt verksamhetsområde ansvaret för elsäkerhetsarbetet och det systematiska brandskyddsarbetet för verksamheterna samt i övrigt ansvaret för att nämndens verksamheter bedrivs på ett tryggt och säkert sätt så att risk för personskador och materiella skador minimeras.

§ 13 Nämnd ska följa de administrativa rutiner och föreskrifter för kommunens olika verksamheter som beslutas av kommunstyrelsen.

§ 14 Nämnden har ansvaret för information om sin verksamhet till allmänheten.

§ 15 Nämnden ska tillse att den är så informerad att den kan ta sitt ansvar för verksamheten.

§ 16 Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde avge de yttranden och lämna de upplysningar som kan begäras av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller kommunens övriga nämnder. Nämnden får infordra yttranden och upplysningar från övriga nämnder när det behövs för att kunna fullgöra sina uppgifter.

Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige

§ 17 Nämnden ska kontinuerligt följa upp sin verksamhet och rapportera till kommunfullmäktige hur verksamheten utvecklas samt hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret
Nämnderna ska också fullgöra rapporteringsskyldighet som ålagts dem enligt speciallag.

Information och samråd

§ 19 Styrelsen, nämnderna och kommunalråd respektive oppositionsråd ska i möjligaste mån från nämnd erhålla den information och det underlag de behöver i sin verksamhet.
Nämnderna ska samråda när deras verksamhet och ärenden berör styrelsens eller annan nämnds verksamhet.

Medborgarförslag

§ 20 Medborgarförslag, där fullmäktige överlåtit till nämnden att fatta beslut, ska om möjligt beredas så att nämnden kan fatta beslut inom ett år från det att förslaget väcktes i fullmäktige.
Nämnden ska fortlöpande informera fullmäktige om de beslut som fattats i anledning av ett medborgarförslag.

Nämnden ska två gånger per år redovisa de medborgarförslag som inte avgjorts inom ett år från det att förslagen väcktes i fullmäktige. Fullmäktige ska informeras om anledningen till att ärendena inte avgjorts och när beslut kan förväntas fattas.

När ett medborgarförslag beretts färdigt och beslut ska fattas, bör förslagsställaren underrättas. Förslagsställaren har inte rätt att närvara när nämnden behandlar ärendet.

Arbetsformer

Mandattid för ledamöter och ersättare

§ 21 Ledamöterna och ersättarna i nämnderna väljs av kommunfullmäktige, om inte annat är särskilt föreskrivet, för fyra år, räknat från och med den 1 januari året efter det år då val av kommunfullmäktige har ägt rum.

Kommunfullmäktige väljer för samtliga nämnder bland nämndens ledamöter en ordförande, förste vice ordförande och andre vice ordförande.

Tidpunkt för sammanträden

§ 22 Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer.

Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas behandlas på det extra sammanträdet.
Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde.

Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförandena.

Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet.

Kallelse

§ 23 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident.

Kallelsen ska innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen bör tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fem dagar före sammanträdesdagen. Kallelse bör ske elektroniskt. Ordföranden bestämmer formen för kallelse.

I undantagsfall får kallelse ske inom annan tid och/eller på annat sätt.

Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen.

Närvarorätt

§ 24 Kommunstyrelsen ordförande, kommunstyrelsens förste och andre vice ordförande får närvara och delta i de kommunala nämndernas överläggningar men inte i besluten. Närvarorätten gäller inte ärenden som rör myndighetsutövning.

Härutöver får nämnden medge förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i nämnden att närvara vid sammanträde med nämnden för att lämna upplysningar. Även anställd i kommunen och särskilt sakkunnig kan medges denna rätt. Om nämnden beslutar det, får den som kallats delta i överläggningarna.

Sammansättning

§ 25 Nämnden består av 11 ledamöter och 9 ersättare.

Ordföranden

§ 26 Ordföranden ska leda, samordna och övervaka nämndens verksamhet. Vice ordförande biträder ordföranden vid fullgörandet av denna uppgift.

Det åligger ordföranden
1. att leda nämndens arbete och sammanträden,
2. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente,
3. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov är beredda,
4. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden,
5. bevaka att nämndens beslut verkställs.

Presidium

§ 27 Nämndernas presidium ska bestå av ordförande, förste vice ordförande och andre vice ordförande.

Viceordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs.

Ersättare för ordföranden och vice ordföranden

§ 28 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandens uppgifter av den äldste av dem.

Motsvarande gäller om ordföranden eller annan i presidiet inte kan fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren ska fullgöra samtliga ordförandens/övriga presidiets uppgifter.

Förhinder

§ 29 Ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde kallar ersättare inom den egna partigruppen. Om ingen av dessa kan tjänstgöra kan ledamoten anmäla detta till nämndsekreteraren eller annan vid nämndens kansli som kallar ersättare enligt turordning fastställd av kommunfullmäktige

Ersättares tjänstgöring

30 § Om en ledamot är förhindrad att delta eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe.

Ersättarna ska, om dessa inte valts proportionellt, tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättarna i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet.

Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet.

En ersättare som har börjat tjänstgöra har företräde oberoende av turordningen. Om det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna påverkats genom ersättarens tjänstgöring, får dock en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i turordningen.

Jäv, avbruten tjänstgöring

§ 31 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts.

Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna.

Yrkanden

§ 32 När nämnden förklarat överläggningen i ett ärende avslutad, går ordföranden igenom de yrkanden som har framställts under överläggningen och kontrollerar att de har uppfattats korrekt. Ordföranden befäster genomgången med ett klubbslag. Därefter får inte något yrkande ändras eller läggas till, om inte nämnden enhälligt beslutar att medge det.

Om ordföranden anser att det behövs ska den ledamot som har framställt ett yrkande lämna det skriftligt.

Deltagande i beslut

§ 33 En ledamot som, där detta är möjligt, avser att avstå från att delta i ett beslut, ska anmäla detta till ordföranden innan beslut fattas.

En ledamot som inte har gjort en sådan anmälan anses ha deltagit i beslutet, om styrelsen/nämnden fattar det med acklamation.

Reservation

§ 35 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering.

Justering av protokoll

§ 36 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot.
Nämnd kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot.

Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m.

§ 37 Nämnderna ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser.
Nämnderna ska underrätta styrelsen om ändringen och dess innehåll så snart en uppdatering av den kommunala författningssamlingen bedöms nödvändig.

Delgivningsmottagare

§ 38 Delgivning med nämnd sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden beslutar

Undertecknande av handlingar

§ 39 Nämnd bestämmer om vem eller vilka som ska underteckna avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutats av nämnden. För det fall nämnd inte beslutat om vem som ska underteckna handlingar, avtal och skrivelser som beslutats av nämnden ska dessa handlingar undertecknas av ordföranden, eller vid förfall för denne vice ordföranden och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer

Utskott

§ 40 Nämnden väljer själv omfattningen på sitt utskott. Nämndens presidium utgör presidiet i utskottet. Om ordföranden i utskottet på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra sitt uppdrag för en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter.

Ersättare har rätt närvara vid utskottets sammanträden endast om ledamot är förhindrad att tjänstgöra. Är ledamot av utskott hindrad att delta i ett sammanträde ska ledamoten kalla ersättare. Ersättare ska inkallas till tjänstgöring i den av nämnden vid valet bestämda ordningen. Avgår en ledamot eller en ersättare i utskottet, som inte utsetts vid proportionellt val, ska fyllnadsval snarast förrättas.

Utskottet sammanträder på dag och tid som varje utskott bestämmer. Sammanträden ska också hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst två ledamöter begär det. Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Utskottet får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande.

I fråga om jäv, ledamot som avbrutit tjänstgöring, justering av protokoll och reservation gäller vad som i detta reglemente vad som är föreskrivet för nämnden.

Vid utskottssammanträde ska protokoll föras i de delar där utskottet inte enbart bereder ett ärende inför beslut i nämnden.

Deltagande på distans

§ 41 Nämndens ordförande får besluta att ledamöter och ersättare får delta i sammanträde på distans. Deltagandet ska ske genom ljud- och bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor. En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid sammanträdet.