Ekonomiska styrprinciper för Tanums kommun

Beslutad av kommunfullmäktige 2023-11-27, § 146. Ersätter beslut KS 2020/0533-923 § KF 132.

Bakgrund

Enligt kommunallagen ska det varje år upprättas en budget för nästa kalenderår och en plan för ekonomin för en period av tre år. Budgeten ska upprättas så att intäkterna överstiger kostnaderna. Kommunallagen anger att kommuner ska ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet. För att bestämma vad som ska anses vara god ekonomisk hushållning ska finansiella mål och mål för verksamheten tas fram. De finansiella och verksamhetsmässiga resultaten ska därefter bedömas i förhållande till målen för att avgöra om kommunen lever upp till sin definition av god ekonomisk hushållning.

Syfte

Syftet med de ekonomiska styrprinciperna är att klargöra ansvar och befogenheter samt erhålla en effektiv och god ekonomisk hushållning. Ekonomistyrningen utgör en del av den totala styrningen och syftar till att allt ekonomiskt agerande sker utifrån kommunens bästa, vilket innebär att den totala ekonomin och tilldelat anslag utgör den yttersta restriktionen för verksamheten.

Styrning

Budgeten är ett av de viktigaste politiska dokumenten för styrning av kommunens verksamhet. Budgeten bygger på ett antal av kommunfullmäktige antagna styrdokument för Tanums kommun.

• Kommunens vision.
• Riktlinjer för god ekonomisk hushållning, inklusive kommunfullmäktiges mål för mandatperioden.
• Finansiell analys, exempelvis beräknade skatteintäkter mm, redovisade i budgetdokumentet för respektive år.
• Långsiktig investeringsplan.
• För respektive nämnd gällande lagar och regelverk, samt de mål för nämndens verksamhet som nämnden fastställer utifrån fullmäktiges mål.

Ekonomiskt ansvar fördelning

I budgeten fastställer kommunfullmäktige kommunbidraget på nämndnivå.

Ansvarsfördelning

Kommunfullmäktige har det yttersta ansvaret för kommunens ekonomiska planering och uppföljning och fastställer riktlinjer för den ekonomiska styrningen. Kommunfullmäktige fattar beslut om årliga ramar för styrelse och nämnder i budgeten.

Kommunstyrelsen ska följa verksamhetens utveckling och ekonomiska resultat och övervaka att verksamheten utförs kvalitetssäkrat och effektivt samt bedrivs inom de ekonomiska ramar som kommunfullmäktige beslutat. Kommunstyrelsen kan vidta åtgärder under året om det bedöms att de ekonomiska ramarna inte hålls.

Nämnder och styrelse ansvarar för är att driva verksamheten inom tilldelad ram och följa upp budget och verksamhet enligt fastställd tidplan.

Fördelningen av ekonomiskt ansvar mellan olika nivåer i organisationen beskrivs i punktform nedan.

Kommunfullmäktige

• fastställer ekonomisk ram per nämnd
• beslutar om eventuell justering av nämndens ekonomiska ram under året
• fastställer total investeringsvolym för kommunen, samt investeringsnivå per enskilt projekt eller som ett ramanslag.

Kommunstyrelsen

• bereder ekonomiska ärenden (ekonomisk ram) inför kommunfullmäktiges beslut
• leder och samordnar den egna förvaltningen och har uppsikt över övriga nämnders verksamhet.

Nämnder/kommunstyrelsen som nämnd

• har ansvar för att bedriva sin verksamhet inom av kommunfullmäktige fastställd ekonomisk ram
• fastställer ekonomisk ram per verksamhetsområde inom nämndens totala ram, genom fastställande av nämndens internbudget.
• beslutar om eventuella justeringar av ekonomiska ramar mellan verksamhetsområden inom nämndens ram, under året
• för följande åtgärder, som ej beslutats i den av kommunfullmäktige fastställda budgeten, ska nämnd alltid inhämta kommunfullmäktiges medgivande vid
  • startande av ny verksamhet/ väsentlig förändring av verksamhet
  • väsentlig utvidgning eller standardhöjning av befintlig verksamhet
  • åtgärder som medför ekonomiska åtaganden utöver årsbudget

Budget

Budget och verksamhetsplan utarbetas vid samma tillfälle och ska innehålla ett budgetår och två planeringsår.

Nämnderna tilldelas ett kommunbidrag (budgetram) av kommunfullmäktige för verksamheten. Nämndens uppgift under året är att inom kommunbidragets ram bedriva verksamhet enligt beslutade mål, strategier och verksamhetsbeskrivningar.

Respektive nämnd fastställer, inom sin ekonomiska ram, ramen per verksamhetsområde genom fastställande av internbudget.

Ansvarig nämnd äger rätt att fritt omdisponera resurser inom tilldelad driftbudget. Hänsyn ska tas till de mål och uppdrag som angivits av kommunfullmäktige för området.

Ekonomiska beslut

Tilldelat anslag utgör den yttersta restriktionen för verksamheten. Om resurserna inte räcker till den planerade/pågående verksamheten måste nämnden vidta åtgärder så att verksamheten ryms inom anvisade medel.

Nämnden är skyldig att se till att inga beslut fattas som kräver ekonomiska resurser utan att finansieringen är klarlagd. Vid nämndbeslut som medför ekonomiska konsekvenser (till exempel utbyggnader eller beslut om förändrad verksamhet) ska kostnaderna redovisas i beslutsunderlaget med tydlig finansieringshänvisning både för innevarande år och på längre sikt, till exempel helårseffekt av driftkostnader. Det ska tydligt framgå hur, av vem och under vilken period som kostnaderna, som är en följd av beslutet, ska finansieras.

Förslag till ekonomiska beslut ska regelmässigt passera nämndens ekonom, innan nämndbeslut.

Förslag till ekonomiska beslut som kan påverka två eller flera nämnder och/eller den totala ekonomin ska passera kommunens ekonomiavdelning innan nämndbeslut.

Tilläggsanslag under löpande budgetår ges i princip endast då en nämnd eller styrelse får nya verksamhetsuppgifter. Tekniska justeringar av nämndernas ramar kommer att göras vid förändring av personalomkostnadspålägg, intern ränta samt efter aktivering av investeringar. Det samma gäller för justering av ramarna efter att lönerevisionen är klar.

Resultatöverföring i samband bokslut

Nämnderna har ett ansvar för ekonomi och verksamhet över tid. Nämnderna behåller och ansvarar för det över- eller underskott som de genererat.

Nämndernas resultat i bokslutet avslutas mot eget kapital (balanserat resultat). Principen är att 100 procent av resultatet avslutas mot nämndens egna kapital, under förutsättning att verksamheten bedrivits i överensstämmelse med angivna mål och riktlinjer. Ett resultat som förs över ska vara hänförligt till den ordinarie och planerade verksamheten, och inte föranledd av till exempel mindre volym, lägre kvalitet eller från intäkter som inte hör till den planerade och ordinarie verksamheten.

Kommunfullmäktige beslutar om resultatöverföringen och nämndernas balanserade resultat i samband med att kommunfullmäktige tar beslut om årsredovisningen.

Underskott ska amorteras inom fem år.

En nämnd som redovisar negativt resultat (underskott) kan på initiativ av kommunstyrelsen och i dialog med berörd nämnd bli föremål för en särskild genomgång/analys och beslut om särskilda åtgärder.

I anslutning till bokslutsberedningen ska nämnden lämna en skriftlig analys och kommentar till resultatets uppkomst. Om årsresultatet är ett underskott och detta medför att det balanserade resultatet blir negativt ska nämnden ta fram ett åtgärdsprogram där nämnden redovisar hur underskottet ska täckas.

Ett överskott får inte användas till någon utökning eller förändring av verksamheten som binder upp kommunen för nya åtaganden som kan komma att kräva ökade resurser i framtiden. Nämndens ordinarie verksamheten ska inrymmas inom det kommunbidrag som kommunfullmäktige anvisar för budgetåret. Undantag från detta ska redovisas och godkännas i samband med budgetarbetet.

Om en nämnd planerar att ta i anspråk medel ur det balanserade resultatet ska nämnden redovisa och kommentera detta i budgetförslaget. Därefter godkänner kommunfullmäktige uttag av medel i samband med ordinarie budgetprocess.

Efter att kommunfullmäktige beslutat om de balanserade resultaten, vilket sker i samband med behandling av årsredovisning, kan nämnderna ta slutligt beslut att ta i anspråk medel.

Nämnden har rätt att besluta om ianspråktagande utan kommunfullmäktiges godkännande om uttag understiger 0,3 mnkr på ett verksamhetsår. Detta ska då delges kommunstyrelsen vid nästföljande budgetuppföljning/delårsbokslut.

Investeringar

Se investeringsreglemente.

Leasing

Finansiell leasing betraktas som en finansieringsform. Avtal om leasing ska tecknas endast i de fall det är ekonomiskt fördelaktigt för kommunen, eller fördelaktigt av annan anledning. Avtal tecknas av ekonomichef detta i enlighet med fastställd delegationsordning.

Internprissättning

Till vissa verksamheter, som finns angivna i budgetanvisningarna inför respektive år, utgår inte kommunbidrag. Dessa verksamheter har rätt att interndebitera sina kostnader till dem som nyttjar tjänsterna. Internpriserna ska bygga på självkostnadsprincipen. Internpris ska i förväg redovisas till köparen och normalt inte förändras under pågående budgetår. Justering av pris kan dock ske om båda parter är överens om det.

Fastigheter

Kommunens samtliga fastigheter förvaltas av tekniska nämnden, via tekniska förvaltningen. Vid förändrat lokalbehov ska kontakt tas med fastighetsavdelningen i så god tid som möjligt. Tekniska förvaltningen ansvarar sedan för att planera och ombesörja så att lämpliga lokaler erbjuds verksamheten.

Externa hyresavtal ska undvikas i möjligaste mån. Tekniska förvaltningen tecknar samtliga eventuella hyresavtal med externa parter.

Försäljning av lös egendom

Vid försäljning av lös egendom ska intäkten redovisas/bokföras i respektive verksamhet i enlighet med gällande regelverk. Försäljning sker i första hand inom den kommunala organisationen, och först i andra hand till en extern part, privatperson eller annan juridisk person. Som extern part räknas såväl anställd som förtroendevald. Ska försäljning ske till anställd/förtroendevald ska samtliga ges möjlighet att meddela sitt intresse. Försäljning av lös egendom ska alltid godkännas av förvaltningschefen. Vid betydande belopp ska beslutet dokumenteras och biläggas redovisningen.

Vid en försäljning ska alltid förvaltningens ekonom kontaktas i god tid före genomförandet.

Försäljning ska alltid ske till marknadsmässigt pris och med beaktande av moms och andra skatteregler. Inköp av begagnat eller från privatperson ska i möjligaste mån undvikas och kan endast i undantagsfall godkännas efter godkännande av förvaltningschef.

Budgetprocess

Februari-juni

Kommunledningen diskuterar övergripande prioriteringar och kommunövergripande målsättningar samt ekonomiska mål för kommunen. En preliminär resursberäkning tas fram.

Diskussion mellan kommunledning och nämnder om behovsförändringar och andra faktorer som påverkar nämndernas ramar.

Kommunstyrelsen tar fram en resursberäkning för kommande år. Resursberäkningen ligger till grund för de budgetanvisningar som kommunstyrelsen tar fram och som beslutas av kommunfullmäktige.

Juni-september

Nämnderna lämnar förslag till budget för kommande år.

September-november

Diskussioner mellan kommunledning och nämnder om förslag till budget. Avstämning av budgetförutsättningar utifrån delårsbokslut per den 31 augusti.

Beslut i kommunstyrelse och kommunfullmäktige om verksamhetsmål, ekonomiska mål, utdebitering, låneram, investeringsbudget, definitiva budgetramar etcetera.

November-februari

Nämnderna tar fram budget för sin verksamhet utifrån definitiva budgetramar, övriga anvisningar och direktiv från kommunfullmäktige. Beslut i respektive nämnd om antagande av nämndens budget ska ske senast under februari. Inmatning av budget i ekonomisystemet ska vara klar innan februari månads utgång.

Uppföljning

Bokslut och årsredovisning

Kommunens bokslut ska sammanfattas i en årsredovisning som överlämnas till kommunfullmäktige som fastställer årsredovisningen. Årsredovisningen ska innehålla en samlad redovisning av all den verksamhet som Tanums kommun bedriver, oavsett om verksamheten bedrivs i förvaltnings eller bolagsform (en så kallad sammanställd redovisning). Vid beredningen av kommunens bokslut ska en dialog ske mellan kommunledning och nämndsledning där de olika nämndernas ekonomiska resultat och verksamhet diskuteras.

Delårsbokslut

Kommunstyrelsen upprättar delårsbokslut vid två tillfällen under året. Det första delårsbokslutet omfattar perioden januari-april och det andra delårsbokslutet perioden januari-augusti.

Delårsboksluten behandlas och fastställs av kommunfullmäktige.

Prognos budgetavvikelse

Utöver de delårsboksluten ska respektive nämnd upprätta prognos över års resultat per den 28 februari, 30 juni och den 31 oktober. Nämndernas uppföljningsrapporter överlämnas till kommunstyrelsen.

Dessa kommunövergripande uppföljningar behandlas och fastställs av kommunstyrelsen.

Nämndens åtgärder vid avvikelse i driftbudgeten

Varje nämnd ska i samband med behandlingen av delårsbokslut och budgetuppföljningar ta aktiva beslut utifrån resultat och prognos i uppföljningen. Det räcker alltså inte att besluta att lägga uppföljningen till handlingarna.

Nämnd är ansvarig för att budgeterad eller i övrigt beslutad verksamhet kommer till utförande i enlighet med fastställd budget. Detta gäller såväl kostnads-, verksamhets-, presentations-, som kvalitetsmässigt.

Om en nämnd prognosticerar ett underskott ska åtgärder vidtas skyndsamt och nämnden ska ta fram ett åtgärdsprogram där nämnden redovisar hur underskottet ska täckas. Åtgärdsplanen ska därefter redovisas till budgetberedningen/kommunstyrelsen.

Förvaltningschef ska till nämnden samordna och rapportera uppföljningen och lämna förslag till åtgärder vid förväntad budgetavvikelse.